Condiciones de seguridad

1. Seguros: la cobertura contratada será de "clavo a clavo". El plazo debe incluir el día de salida y el día de retorno de la pieza cedida. No se retirará el documento hasta acreditar la suscripción del seguro.
2. En el momento de la recogida y la devolución el documento deberá ser debidamente embalado y protegido. Los costes de embalaje y desembalaje correrán a cargo de la entidad peticionaria.
3. Las salas donde se realice la exposición dispondrán de las medidas de seguridad necesarias para la custodia de los documentos.

Condiciones ambientales

1. La temperatura del recinto no debe exceder los 20º C, permitiéndose un margen máximo de +/- 10% sobre el mismo valor.
2. La humedad relativa debe estar en un rango entre el 40% y el 50%.
3. La iluminación no debe exceder de 50 luxes en la superficie de los documentos expuestos y será indirecta. En ningún caso las obras expuestas recibirán luz solar directa.
4. Los documentos introducidos dentro de vitrinas estarán alejados de cualquier fuente de calor, así como de conducciones de agua y cañerías. La iluminación dentro de la vitrina será tipo LED.
5. En el caso de documentos enmarcados, es recomendable que la obra se cuelgue dejando un pequeño espacio entre la enmarcación y la pared (uso de separadores) para permitir la circulación de aire. También puede inclinarse un poco el eje vertical, de forma que la parte de arriba quede algo más separada de la pared, con lo que se consigue además menor incidencia de brillos, etc.

Condiciones de manipulación

1. Los documentos serán debidamente protegidos tanto en el momento de salir de la Biblioteca de Koldo Mitxelena Kulturunea como al ser devueltos a ella tras finalizar la exposición.
2. En el caso de préstamo de obras de especial valor, el embalaje y transporte deberá ser realizado por una empresa especializada en el traslado de obras de arte y documentación con experiencia en el sector.
3. Enmarcado. Cuando sea necesario enmarcar obras con fines expositivos, el enmarcado será realizado por profesionales especializados con cargo a la institución que organiza la exposición utilizando materiales de conservación neutros y estables: cartonajes de fibra de algodón, tanto para el paspartú como para el soporte trasero de la obra; se evitará el uso de cintas adhesivas y se utilizará metacrilato, no vidrio. Debe existir una cámara de aire entre la pieza y el metacrilato, con filtro de rayos ultravioleta. La trasera debe ser también de material de conservación, y lo suficientemente rígida para ofrecer un soporte adecuado. En el caso de piezas de tamaño grande debería tener un grosor de 5mm., (mínimo 3 mm. si son piezas de tamaño pequeño).
4. En caso de desgarros, roturas, manchas, etc. no se deberá hacer ningún tipo de reparación o trabajo de restauración. Se pondrá en conocimiento de la Biblioteca de Koldo Mitxelena Kulturunea.

La Biblioteca de Koldo Mitxelena Kulturunea se reserva el derecho de inspeccionar las condiciones de instalación y seguridad de las salas de exposiciones, de solicitar en cualquier momento gráficas de humedad temperatura y de retirar los documentos en el caso de que estime que aquellas son inadecuadas.

Identificación
Junto a los documentos expuestos y en lugar bien visible debe figurar la siguiente nota:
Procedencia: Biblioteca de Koldo Mitxelena Kulturunea - Diputación Foral de Gipuzkoa.